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凭什么我能用3小时写好一份PPT而你一个星期也写不出来
来源:http://www.perl6now.com 作者: * 发表时间 : 2018-08-16 06:57 * 浏览 :

  实际上,有一些PPT技巧能够大幅缩短我们的写作时间,提高效率。现在一份二三十页的方案,我基本上3小时左右就能写完。

  另外,我曾经帮人写过EMBA的论文,对方给我的时间是一个月。最后我一个星期就写完,顺带连答辩PPT也做了,最后顺利通过考核;

  这些看似不可能的任务背后,都有着相似的通用技巧。通过长期不断的实践,我认为,极速PPT是可行的。今天Boy 就简单分享一下这方面的。

  过去Boy 多次强调了提纲的重要性,但是没有系统地介绍写法,今天重点分享这一块。

  PPT提纲,提供的是方向性的写作。它并不是一个落实到细节内容上的写作方法。但是有了这份,接下来写PPT就会像工厂的生产流水线一样,一切按部就班,有条不紊。

  主题,即这份PPT想要阐述的核心问题是什么;受众,即观看(或收听)这份PPT的人是谁。

  在动笔之前,我先通过同事打听到这位市场总监来中国不到半年,可以说对本土市场一无所知。他突然接到总部的命令,要在中国开展足球营销来推广品牌和产品。那么这份PPT实际上是对他进行一番“科普”,让他了解中国市场。

  想要把这个问题楚,首先要考虑应该从哪几个方向去写?这里有一个原则,叫:

  宏观,就是大的背景信息。它们并不一定和陈述的主题有直接关联,但却能够潜移默化地影响受众对主题的理解。

  根据之前掌握的信息,想要为这位市场总监科普在中国如何做足球营销的问题,以下至少4个方向是必须涉及到的:

  这4个方向,基本上按照“是什么,为什么,怎样做”的逻辑顺序进行了铺陈,这叫一级提纲。

  在确定了一级提纲之后,我们需要继续对一级提纲中的每一个方向进行纵深细化。

  当把一级提纲中的每个方向都细化完,就形成一份更具写作性的二级提纲,如下:

  这个时候我们再打开PPT,把提纲中的每一个标题都作为PPT里一页(或几页)的标题,此时你就有了一份将近20页的PPT框架(如下图)。

  以上就是撰写一份PPT提纲的大致流程。需要重点说明的是,撰写提纲的时候一定要理解受众的需求,尽量所列出的内容方向是受众真正需要知道的信息。

  还是以刚才的例子为例。假如我面对的市场总监是一个中国人,而且他自己还是个球迷,那么我们的提纲就不用花过多的笔墨在背景介绍上,而是着重在营销方法的分析上。这时第四部分“对我们的品牌有什么” 就需要进行更详细的介绍。

  打个比方,此时我们已经造好了PPT的生产流水线,接下来要把有价值的信息资料放在流水线上,生产出优质的PPT产品。

  关于找资料这一点,我在往期文章《超实用干货:别再用百度找资料了!高薪人士都是这么做的》中做了非常详尽的介绍,这里不再赘述。

  大家只用记住,之前PPT提纲中的每一个标题就了这一页所需要的信息内容。

  比如“中国足球的发展历史” 这一页。想要说清楚这个标题,我们需要在网络上找出各种相关文章,将中国足球的发展历史按照纪事年表的形式罗列出来(如下图,为表述方便,这里都写成中文)。

  找到了每一页标题对应的内容,我们就需要把它们按照“标准化排版”来进行填充。

  所谓标准化排版,就是最简单的“标题-文字-图片(或图表)”式排版法。除此之外,所有花里胡哨的装饰,点缀,动画,字体效果等全部不要。

  实际上,这是咨询公司最喜欢用的排版方式,因为它不仅能清楚地呈现信息,而且,非!常!节!约!时!间!

  另外一种比较常见的排版是“背景大图+标题+简略文字”,这种多使用在PPT的封面,结尾或者中间分章节的地方,作为“休息”页。它起到承上启下,暂停舒缓的效果。比如下面这两张:

  如果时间紧张,我所有的PPT都会按照两种标准化排版的方式来写作。它们基本上能满足90%的PPT制作需求。

  如果时间充裕,后期可以根据需要,在这两种排版的基础上做一点变化。比如调整文字区域或缩小图片等等,让PPT看起来整齐划一,而不是绚丽缤纷。

  想要极速做出一份PPT,就要把时间精力花在最重要的呈现信息上。PPT的美化只能是锦上添花,绝不是雪中送炭。

  到了这个阶段,我们按照前面搭好的PPT生产流水线,已经将所有信息填充在了PPT框架里。

  如果按3小时为一个制作周期的话,这个时候我们应该只剩下半个小时时间检查。此时检查的重点有两个:

  最后的检查,就是围绕这两点进行。受众的不同,决定了PPT呈现信息的比例侧重不同。如果对方是一个“初级选手”,那么就要把主题内容放在科育上(内容占比60%以上),不要铺陈太多深刻的内容;如果对方是一个“老司机”,那么宏观背景介绍的信息(最多10%)就一笔带过。

  写好PPT初稿之后,从第一页到最后一页进行反复阅读。这时每一页PPT的标题就起到了很好的作用。通过快速阅览标题来知晓内容信息的大致比例,根据受众的接受程度来调整信息的配比。

  有时,中间部分写high了,完全不顾头尾的篇幅,听众听到一半就昏昏欲睡;

  这些都是没有从讲故事的角度去设计PPT。任何一份PPT,无论是调研报告,还是商业计划书,抑或是市场营销方案,它们都在讲述一个故事。

  过程:为什么这个需求得不到解决?你有什么独到的解决方案?为什么你的解决方案能够成功?为什么你的产品能够吸引用户?为什么你的服务可以赚到钱?

  最后再多说一点。“极速”其实是一个相对的概念,它的重点是提升我们在日常PPT写作时的效率。比如我以前写一份PPT要花三天,现在只要三个小时;你以前写一份PPT要一个星期,掌握了这些方法现在只要两天,这就是进步。

  它只是技巧,但在这些技巧背后,很可能是300,甚至3000多个小时的刻意。

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